Catatan Proyek Akhir ku (part 1)

PROPOSAL PROYEK AKHIR

A. Judul

RANCANG BANGUN APLIKASI ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS PADA PT DBL INDONESIA

B. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini perkembangan teknologi informasi semakin pesat. Teknologi tidak lagi dipandang sebagai pelengkap, melainkan sudah menjadi penentu atas terlaksananya sasaran dan strategi perusahaan. Dampak positif yang dapat dirasakan dari perkembangan teknologi informasi yaitu bisa merubah proses bisnis perusahaan menjadi lebih mudah, cepat, tepat, dan akurat. Begitu juga perjalanan dinas karyawan adalah hal yang terpenting dalam tercapainya suatu tujuan perusahaan. Suatu perusahaan dikatakan berjalan apabila terdapat beberapa karyawan. Seorang karyawan dikatakan berperilaku baik apabila selalu mengerjakan tugasnya tepat waktu.

Didirikan pada tahun 2008, PT Deteksi Basket Lintas (DBL) Indonesia diciptakan untuk mengelola Developmental Basketball League (DBL), kompetisi basket pelajar terbesar di Indonesia. Dimulai dengan hanya 5 staf, perusahaan ini sekarang mempekerjakan lebih dari 170 karyawan penuh waktu di Gedung Graha Pena Surabaya. PT DBL Indonesia adalah anggota dari Jawa Pos Grup, jaringan media terbesar Indonesia yang terdiri lebih dari 200 surat kabar dan stasiun televisi di seluruh nusantara.

Divisi Human Resource Development (HRD) selaku divisi yang bertanggung jawab menangani sumber daya manusia (SDM) memiliki kendala, yaitu pada proses administrasi perjalanan dinas karyawan atau yang perusahaan sebut dengan Event masih menggunakan suatu form yang dapat menimbulkan kesalahan penulisan maupun pengelolaan data para karyawan serta memakan waktu yang cukup lama pada penyelesaian pembuatan laporan. Hal ini dikarenakan saat pencatatan penjadwalan perjalanan dinas menggunakan software Microsoft Excel, walaupun sudah terkomputerisasi namun cara tersebut masih kurang efektif yang dapat menimbulkan penyimpanan data kurang terjamin, sulitnya akses data dan informasi mengenai karyawan, serta kesulitan dalam pembuatan laporan mengenai presensi perjalanan dinas karyawan.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibuatlah sistem yang berupa aplikasi perjalanan dinas karyawan. Aplikasi ini mampu membantu menyelesaikan permasahan yang dialami divisi HRD dalam proses administrasi perjalanan dinas karyawan.

C. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu, tentang bagaimana merancang bangun aplikasi administrasi perjalanan dinas pada PT DBL Indonesia dalam merekam jadwal, presensi serta pembuatan laporan perjalanan dinas.

D. Batasan Masalah

Batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Data yang digunakan untuk simulasi diambil dari bagian HRD pada periode Mei – Juni 2016.
2. Sistem yang dibuat digunakan oleh divisi HRD dan karyawan.
3. Sistem yang dibahas meliputi:
a. Merekam jadwal perjalanan dinas.
b. Presensi perjalanan dinas.
c. Laporan perjalanan dinas.
4. Tidak membahas tentang keamanan sistem.
5. Tidak membahas gaji karyawan.

E. Tujuan

Tujuan pada aplikasi administrasi perjalanan dinas PT DBL Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Mempermudah proses merekam jadwal perjalanan dinas karyawan.
2. Mempermudah memantau presensi perjalanan dinas karyawan.
3. Membuat laporan perjalanan dinas setiap bulan.

F. Manfaat

Manfaat pada rancang bangun aplikasi administrasi perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
1. HRD
a. Membantu merekam data jadwal perjalanan dinas.
b. Membantu memantau presensi perjalanan dinas karyawan.
c. Memantau rekapitulasi laporan perjalanan dinas karyawan agar dapat membantu pengambilan keputusan.
2. Karyawan
a. Mempermudah melihat jadwal perjalanan dinas.
b. Membantu melihat rekapitulasi presensi perjalanan dinas karyawan.

G. Landasan Teori

1. Administrasi

Administrasi dalam arti sempit berkisar pada berbagai kegiatan ketatausahaan. Kegiatan-kegiatan ketatausahaan merupakan bagian yang sangat penting dari kegiatan organisasi terutama karena kegiatan tersebut menyangkut penanganan informasi yang dikatakan berperan sebagai ”darah” bagi suatu organisasi. Dalam pengertian yang demikian administrasi biasanya hanya dikaitkan dengan kegiatan-kegiatan ketatausahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporan dan kearsipan (Siagian,2001:267).

Administrasi dalam arti luas berarti keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang didasarkan pada rasional tertentu oleh dua orang atau lebih dalam rangka pencapaian sutu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sarana dan prasarna tertentu pula (Siagian,2001:267).

2. Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas merupakan perjalanan dinas dari tempat kedudukan ke tempat yang dituju dan kembali ke tempat kedudukan semula. Dalam hal ini, perjalanan dinas disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi jabatan/karyawan.

3. Penjadwalan

Chambers (1999, hal:2) menyatakan bahwa jadwal didefinisikan sebagai sesuatu yang menjelaskan di mana dan kapan orang-orang dan sumber daya berada pada suatu waktu. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, jadwal merupakan pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja. Jadwal juga didefinisikan sebagai daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. Sedangkan penjadwalan merupakan proses, cara, pembuatan menjadwal atau memasukkan dalam jadwal (Departemen Pendidikan dan Kebudayan, 1995).

4. PHP

Menurut Arief (2011c:43) PHP adalah Bahasa server-side –scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side-scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan diesksekusi diserver kemudian hasilnya akan dikirimkan ke browser dengan format HTML.

Dengan demikian kode program yang ditulis dalam PHP tidak akan terlihat oleh user sehingga keamanan halaman web lebih terjamin. PHP dirancang untuk membuat halaman web yang dinamis, yaitu halaman web yang dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini, seperti menampilkan isi basis data ke halaman web.

Sedangkan menurut Nugroho (2006b:61) “PHP atau singkatan dari Personal Home Page merupakan bahasa skrip yang tertanam dalam HTML untuk dieksekusi bersifat server side”. PHP termasuk dalam open source product, sehingga source code PHP dapat diubah dan didistribusikan secara bebas.

PHP juga dapat berjalan pada berbagai web server seperti IIS (Internet Information Server), PWS (Personal Web Server), Apache, Xitami. PHP juga mampu berjalan di banyak sistem operasi yang beredar saat ini, diantaranya : Sistem Operasi Microsoft Windows (semua versi), Linux, Mac Os, Solaris. PHP dapat dibangun sebagai modul web server Apache dan sebagai binary yang dapat berjalan sebagai CGI (Common Gateway Interface). PHP dapat mengirim HTTP header, dapat mengatur cookies , mengatur authentication dan redirect user.

Salah satu keunggulan yang dimiliki PHP adalah kemampuannya untuk melakukan koneksi ke berbagai macam software sistem manajemen basis data atau Database Management Sistem (DBMS), sehingga dapat menciptakan suatu halaman web dinamis. PHP mempunyai koneksitas yang baik dengan beberapa DBMS seperti Oracle, Sybase, mSQL, MySQL, Microsoft SQL Server, Solid, PostgreSQL, Adabas, FilePro, Velocis, dBase, Unix dbm, dan tidak terkecuali semua database ber-interface ODBC.

Hampir seluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan PHP. Namun kekuatan utama adalah konektivitas basis data dengan web. Dengan kemampuan ini kita akan mempunyai suatu sistem basis data yang dapat diakses.

H. Desain Sistem

Salam, Mellindha Dwiani Pika
Email : 14390100006@stikom.edu
DIII Manajemen Informatika (http://mi.stikom.edu)
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya (http://www.stikom.edu)

Dosen Pembimbing : Titik Lusiani, M.Kom,OCP
http://blog.stikom.edu/lusiani
http://titiklusiani.wordpress.com